Come scrivere un rapporto correttamente, in 10 passaggi

Nel nostro giorno per giorno, sia sul posto di lavoro che al di fuori di esso, Non è raro che in qualche occasione dovremmo preparare una relazione per tenere conto di qualsiasi situazione o problema.

Sia che si tratti di presentare un reclamo, di fare una richiesta o semplicemente di documentare una situazione specifica, questo sarà il tipo di documento che generalmente scriveremo. Ma alcune persone potrebbero trovare complesso fare un rapporto. Ecco perché in questo articolo ti forniamo una serie di passaggi su come scrivere un rapporto, a livello generale.

Che cos'è un rapporto?

Un rapporto è un tipo di documento scritto in prosa che viene eseguito con lo scopo che la persona che lo fa può comunicare qualcosa riferendosi a una situazione o un argomento ad altre persone. solitamente di solito sono diretti a istanze più alte (ad esempio al Consiglio comunale o ad un superiore), sebbene tu possa trovare anche rapporti volti a comunicare qualcosa ad un professionista diverso da noi in modo che tu possa lavorare con gli stessi dati e contrastarli o espanderli.

Esiste un'ampia varietà di tipi di rapporti, che possono avere scopi diversi e strutture differenziate. Tuttavia, questo articolo propone la produzione di un rapporto che tenga conto della struttura generale di ognuno di essi.

Passi per preparare un rapporto

Quando prepariamo un rapporto, dobbiamo ricordare che, in primo luogo, dovremo riflettere su come, quando e perché lo faremo. Successivamente, il report verrà scritto in base alla situazione da riflettere e alle considerazioni precedenti.

Di seguito sono riportati una serie di passaggi utili per scrivere correttamente un report.

1. Che obiettivo abbiamo?

Prima di iniziare a scrivere dobbiamo riflettere su ciò che vogliamo raggiungere con la nostra relazione. Abbiamo intenzione di richiedere la soluzione a un problema o semplicemente di archiviare i dati per poterli utilizzare in un secondo momento?? Vogliamo riflettere un'indagine scientifica o presentare un reclamo? Dobbiamo tenerne conto per selezionare il tipo di rapporto più pertinente in base al caso.

2. Tieni presente il tipo di testo che intendi utilizzare

Non tutti i report sono uguali, ognuno con le proprie caratteristiche distintive. Per esempio, un rapporto espositivo rifletterà i dati senza fare alcun tipo di interpretazione per quanto riguarda loro, non essendoci la possibilità di trarre conclusioni, mentre un tipo di dimostrazione richiederà che il soggetto elabori ipotesi e le metta alla prova per ottenere una serie di risultati e conclusioni.

3. Contemplare il bersaglio

Non importa solo cosa o cosa, ma anche dovresti pensare a quale pubblico ha il nostro rapporto come obiettivo. Questo ci permetterà di adattare il livello del linguaggio sia alle nostre esigenze sia a quelle del suddetto pubblico.

4. Selezione e analisi delle informazioni

Sulla base del passaggio precedente è essenziale raccogliere le informazioni che vogliamo fornire e strutturarle in modo appropriato in modo che il nostro discorso abbia una trama comune. Anche il tipo di dati da riflettere e chi o come sono state estratte le informazioni devono essere presi in considerazione..

5. Possiamo usare elementi grafici

Sebbene dipenda dal tipo di rapporto, è possibile utilizzare elementi visivi che facilitano la comprensione dei dati. Ci riferiamo ad esempio all'uso di grafici a barre per analizzare le frequenze o eseguire un'analisi di profitti e costi.

6. Titolo

Anche se può sembrare sciocco menzionarlo, dirigere correttamente la relazione in modo chiaro, relativo al soggetto che comporta la sua realizzazione e facilmente comprensibile È qualcosa che facilita notevolmente la sua comprensione da parte dei lettori.

7. Scrivi l'introduzione

In questa prima sezione della relazione in questione faremo un breve riassunto dell'argomento da trattare nella relazione. In esso deve apparire l'obiettivo della realizzazione di detta relazione e il problema che genera la necessità della sua esistenza e il contesto in cui viene realizzato.

8. Espande le idee e spiega ciò che è stato ricercato nello sviluppo

Nel corpo del rapporto organizzeremo ed estenderemo le informazioni sull'accaduto o indagato, lasciando liberi i metodi e le azioni che mostrano come la situazione è stata prodotta o eseguita e come ottenere i dati. Se si tratta di un rapporto che riflette un'indagine, verranno incorporati aspetti come i modelli teorici e l'esplorazione della situazione..

9. Fai una conclusione

Nell'ultima parte del rapporto il risultato finale di ciò che è stato esplorato e riflesso nel report o la richiesta o richiesta devono essere riflessi che è fatto per risolvere la situazione. Deve essere chiaro e comprensibile.

10. Lingua da utilizzare

È essenziale che il linguaggio sia chiaro e conciso dappertutto. Deve essere scritto formalmente e oggettivamente, in terza persona e in una voce passiva. I fatti devono essere separati dalle inferenze fatte (se ce ne sono) e devi trattare direttamente con i dati che hai a che fare quando li stai trattando.