Tipi comuni di comunicazione aziendale, caratteristiche ed errori

Viviamo in una società in cui gran parte del mercato del lavoro è configurata in base all'ambiente aziendale. Che si tratti di grandi multinazionali, PMI, imprese familiari o anche singoli servizi, tutti devono tenere conto del fatto che un elemento essenziale per la loro sopravvivenza è la coerenza nell'organizzazione e nella comunicazione tra le loro parti al fine di unire le forze e andare verso un obiettivo comune.

In questo senso, possiamo affermarlo La comunicazione aziendale è uno degli elementi chiave quando un'organizzazione, soprattutto se ha una certa complessità, funziona correttamente e può adattarsi e sopravvivere. E riguarda questa comunicazione su ciò di cui parleremo in questo articolo.

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Cos'è la comunicazione aziendale?

È inteso come comunicazione aziendale all'insieme dei processi effettuati da una società o parte di esso al fine di rendere le informazioni di viaggio, sia internamente tra diversi dipartimenti o posti della società o se parliamo della comunicazione della società con l'esterno.

È importante ricordare che, come regola generale, tale comunicazione non implica solo la capacità di emettere le informazioni, ma include anche il fatto di riceverle: Siamo di fronte a uno scambio reciproco di dati.

Una buona comunicazione aziendale favorisce il fatto che tutti i membri della società possano rimanere motivati ​​e che le loro azioni possano essere conosciute, riducendo l'incertezza sia dei lavoratori che dei dirigenti riguardo allo stato della stessa. Inoltre facilita l'interazione e migliora l'ambiente di lavoro, oltre a migliorare la produttività e consentire di reagire in modo ottimale a qualsiasi evenienza.

Obiettivi generali

Gli obiettivi della comunicazione aziendale sono facilmente comprensibili. Internamente, da un lato consente la produzione di un'organizzazione coerente e la condivisione delle informazioni e dei risultati ottenuti dai diversi dipartimenti o lavoratori, nonché gli obiettivi e la visione aziendale dell'azienda da generare e trasmettere..

anche facilita la comprensione di ciò che ci si aspetta da ciascun lavoratore, così come la comprensione delle realtà a cui ognuno di loro deve far fronte. Inoltre, facilita il lavoro di tutti nella stessa direzione e si possono apprendere nuovi modi di assolvere le proprie responsabilità.

A livello di comunicazione con il mondo esterno, la comunicazione aziendale è essenziale per contattare i media e generare un'immagine positiva dell'azienda stessa, nonché per analizzare il pubblico di destinazione e valutare le loro esigenze. Ci permette anche di imparare ad attrarre potenziali clienti e valutare i cambiamenti inerenti alla società dinamica e fluida in cui viviamo, qualcosa di fondamentale per anticipare e affrontare le possibili difficoltà e adattarsi all'ambiente..

Affinché la comunicazione sia efficiente, è necessario che l'azienda stessa crei canali efficaci per questo, oltre a potenziare la trasmissione di informazioni attraverso le sue azioni, generando mezzi per comunicare e anche lavorando attivamente in modo che non ci sia incertezza Riguardo a ciò che viene chiesto e cercato all'interno dell'organizzazione.

È anche importante lavorare su aspetti sia formali che informali, nonché valutare i bisogni e i pensieri dei diversi lavoratori. Anche l'empatia è fondamentale, così come una buona regolamentazione e pianificazione dei meccanismi di comunicazione.

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Diversi tipi di comunicazione aziendale

Non tutte le aziende e le organizzazioni comunicano allo stesso modo, e ci sono diversi tipi e classificazioni della comunicazione aziendale in base a vari criteri.

1. Interno ed esterno

Il primo è quello che stabilisce la distinzione tra comunicazione interna ed esterna, la prima è quella che viene prodotta tra i diversi reparti e lavoratori dell'azienda stessa e la seconda che mira a stabilire una comunicazione con l'ambiente..

2. Bidirezionale e monodirezionale

Allo stesso modo, possiamo anche trovare stili di comunicazione aziendale con un livello maggiore o minore di interattività, essendo in grado di trovare dalla comunicazione bidirezionale più comune in cui mittente e destinatario interagiscono e scambiano informazioni fino a quella monodirezionale in cui viene inviato un solo messaggio, generalmente da posizioni di potere, a un ricevitore che non ha possibilità di rispondere.

3. Crescente, discendente e orizzontale

All'interno della comunicazione aziendale interna di un'organizzazione, possiamo trovare tre grandi tipi in base al punto in cui inizia l'informazione e alla posizione tra il mittente e il destinatario della stessa comunicazione. Parliamo di comunicazione al ribasso quando l'atto comunicativo viene eseguito da un emittente con una carica superiore rispetto al destinatario.

Quando è il subordinato che invia il messaggio al suo superiore, parliamo di comunicazione verso l'alto. In entrambi i casi ci troveremmo di fronte a un tipo di comunicazione verticale, cioè una comunicazione in cui i soggetti che mantengono l'atto comunicativo hanno una relazione di disuguaglianza in termini di potere (essendoci una gerarchia tra loro).

L'altro grande tipo di comunicazione è la comunicazione orizzontale, che viene stabilita tra individui che hanno la stessa posizione e sono allo stesso livello della gerarchia.

4. formale e informale

Infine, va notato che nella comunicazione aziendale possiamo trovare l'esistenza di due diversi tipi di canali di comunicazione: formale e informale. Il primo è dove gli aspetti tecnici sono solitamente trattati e collegati ai compiti stessi, essendo una sorta di comunicazione rispettosa e focalizzata sulla ragione e l'obiettivo dell'azienda.

Nella comunicazione informale, tuttavia, di solito vengono stabilite comunicazioni più flessibili e naturali, si è concentrato principalmente sulle relazioni interpersonali e spesso ha avuto il maggiore effetto sul benessere lavorativo. Quest'ultimo varia molto a seconda di chi lo esegue e può trascendere il posto di lavoro, essendo difficile da controllare da parte dell'organizzazione.

Possibili minacce a una buona comunicazione

Il fatto di mantenere una comunicazione aziendale efficiente è fondamentale, ma non è facile. E deve essere preso in considerazione l'esistenza di un alto livello di variabilità nelle situazioni che possono sorgere, così come l'esistenza di incomprensioni, abusi e difficoltà nelle comunicazioni di un'azienda.

1. Mancanza di coerenza

Uno dei fattori che influisce maggiormente sulla comunicazione è davvero la credibilità dell'emittente e la considerazione mostrata al destinatario del messaggio: un esempio di ciò può essere l'esistenza di dissonanze tra ciò che viene detto e ciò che viene detto. è fatto, non mantenendo gli emittenti un modo di agire coerente con i messaggi emessi.

Quest'ultimo può succedere in tutti i lavoratori dell'azienda, indipendentemente dalla loro posizione gerarchica o se parlano con un superiore, subordinato o qualcuno allo stesso livello della gerarchia, e genera gravi ripercussioni per entrambi i soggetti (a seconda della situazione potrebbe finire per essere considerato male o addirittura licenziato) come per l'organizzazione (generando un livello inferiore di fiducia nella persona e in caso di avere una posizione elevata anche nell'organizzazione).

Allo stesso modo e per esempio nel caso di grandi aziende con un numero elevato di dipartimenti, se ci sono divergenze tra le figure di autorità o di riferimento all'interno della società probabilmente potrebbe generare una situazione in cui il lavoratore non sa veramente quale dovrebbe essere la leadership, qualcosa che può generare frustrazione e sfiducia.

Allo stesso modo, è necessario essere molto attenti con l'interpretabilità dei messaggi, poiché l'esistenza di ambivalenza può far sì che reparti o lavoratori diversi vengano a interpretare cose opposte. Ciò che la comunicazione aziendale cerca è proprio quello di garantire l'organizzazione interna e la coerenza, in modo che messaggi non chiari con interpretazioni diverse possano causare incertezza e dubbi nei confronti dei destinatari del messaggio.

2. Mancanza di connessione emotiva

Un altro problema si può trovare nel modo in cui avviene la comunicazione. Ad esempio, in alcune organizzazioni ci può essere una difficoltà nel generare un senso di attaccamento emotivo, che nei lavoratori può generare meno impegno e produttività e negli utenti una mancanza di interesse e la ricerca di altre alternative. È necessario valutare ciò che è fatto, e anche ciò che non lo è, è fondamentalmente comunicativo.

Quindi, il messaggio stesso non è solo importante, ma anche il modo in cui viene trasmesso: non è la stessa né offre le stesse sensazioni una e-mail come un incontro faccia a faccia o la ricerca di un vero contatto.

3. Non capendo il contesto

Dovrebbe anche essere valutato l'adattamento alla situazione attuale e ai progressi sociali, così come le particolarità della situazione stessa. Ad esempio, in una società sempre più globalizzata e in cui le nuove tecnologie consentono la comunicazione immediata con un gran numero di persone allo stesso tempo, potrebbe essere necessario analizzare e investire in politiche di comunicazione che tengano conto della potenza delle reti e come trasmettere correttamente le informazioni desiderate, oltre a valutare i contatti con potenziali clienti di altre regioni del mondo.

Allo stesso modo, è anche necessario valutare la situazione della società per non intraprendere più di quanto possa coprire, essendo necessario tenere conto della situazione dell'azienda nel suo complesso.

Un altro problema potrebbe essere il contenuto dei messaggi che vengono emessi: è possibile che sebbene la comunicazione esista, non trasmette o non comprende il contenuto che sarebbe necessario trasmettere. Può concentrarsi su aspetti piuttosto complementari e ovviare per esempio all'orientamento o agli obiettivi che un determinato post dovrebbe avere, o che danno per scontato l'esistenza di una conoscenza che non è mai stata resa esplicita.

4. Isolamento e mancanza di comunicazione

Infine, forse il problema più importante che può essere estrapolato da tutti i precedenti è la possibilità che non ci sia una vera comunicazione.

L'esempio più chiaro è l'uso stabile e continuo della comunicazione monodirezionale, che può generare una situazione di stagnazione e una mancanza di comprensione di ciò che accade nell'organizzazione stessa. Fortunatamente oggi è il meno utilizzato proprio perché è il meno efficiente e il più utile.

È anche possibile che le diverse posizioni non hanno i meccanismi adeguati per entrare in contatto anche se le loro opinioni dovessero essere ascoltate, ci sono meno possibilità di feedback o anche che diverse parti dell'azienda non hanno contatti tra loro. È necessario stimolare questa interazione in modo attivo.

Riferimenti bibliografici:

• Andrade, Horacio. (2005). Comunicazione organizzativa interna: processo, disciplina e tecnica. Spagna: Gesbiblo, S. L.
• Brillouin, L. (2004). Teoria della scienza e dell'informazione. Mineola, N.Y.: Dover.